지메일 gmail 계정 라벨 분류로 스마트하게 사용하는 방법

2013.02.27 16:36

스마트폰을 사용하기 시작하면서 가장 많이 사용하는 어플이 무엇인가요? 혹은 검색할 때 어떤 검색엔진을 사용하시나요? 개인적으론 검색엔진은 아무래도 네이버를 사용중이긴 합니다. 별도의 네이버 검색 어플을 설치해 손쉽게 검색하는데 이는 아무래도 여러가지 찾고자 하는 정보들을 쉽게 잘 설명해놓은 블로그 글을 보기 위함이 아닐까 싶은데요. 만약 이미지 위주의 검색을 원한다면 구글을 주로 이용하실 겁니다. 구글이 이미지 검색에 있어서는 정말 갑이 아닐까라는 생각도 해봅니다.


스마트폰에서 제가 가장 많이 사용하는 어플을 따져보니 하루에도 3~4번의 잦은 빈도로 사용하고 있는 메일이었습니다. 기본적으로 안드로이드와 아이폰에 메일과 관련된 어플이 설치되어 있습니다. 스마트폰 사용 전에는 각각 흩어져있는 메일을 한꺼번에 확인할 수 없었기 때문에 주로 사용하는 메일만 관리가 되고 그렇지 못한 이메일은 거의 스팸을 받는 수준이었습니다.


그런데 스마트폰이 상용화되고 메일 어플를 통해 각각 흩어져 있는 메일을 한꺼번에 볼 수 있는 통합메세지 서비스 때문인지 메일관리가 상당히 쉬워졌습니다. 기존에 사용하던 네이버, 다음, 야후 등의 이메일은 인터넷을 처음 시작하면서 만들기 시작한 계정으로 현재는 원하지 않지만 사이트 가입시 의례적는 가입메일이 되어버려 스팸이 쌓여가고 있는데, 어쨌튼 스마트폰 어플 덕분에 무분별하게 쌓여있던 메일관리가 쉬워졌습니다.


사실 스마트폰 사용 전에는 지메일 계정이 있었음에도 불구하고 거의 사용하지 않았는데, 블로그를 개설하고 스마트폰을 사용하면서 이메일을 주고 받을 일이 간혹 생기기 시작하자 지메일을 이용하게 되었습니다. 아마도 아직까지 스팸처리가 확실하게 되고 있다는 것일 텐데요. 그래서 G메일을 이용한 기업도 많다고 알고 있습니다. 보안이 확실하기 때문일텐데요. 알고보니 정말 기능이 많고 제대로 활용한다면 업무처리나 혹은 학생들에게도 유용하게 사용될 수 있을 것 같아 지메일 사용법에 대해서 포스팅해보려고 합니다.


구글검색 홈 화면


구글 검색화면에서 지메일로 이동해보았습니다. 구글의 경우 여러가지 프로그램과 함께 연동해서 사용하기 쉽도록 개발하고 있습니다. 지난번 포스팅 구글 크롬 컴퓨터 웹페이지 스마트폰 으로 전송 하는 Chrome to phone을 보더라도 정말 유용한 앱들이 많은데요. 다음에는 캘린더, 주소록 동기화 등 잘 활용하면 스마트한 유저가 될 수 있는 기능들에 대해서 파헤쳐 보도록 하겠습니다.


구글 지메일 홈 화면


구글메일의 경우 대부분 광고메일은 거의 받지 않고 있습니다. 가입할 때 잘못 기입해 광고성 메일이 오더라도 스팸으로 처리해서 저장되기 때문에 편리하게 사용할 수 있습니다. 스팸처리 기능이야 네이버나 다음등에서도 제공되지만 상대적으로 관리하기가 편하더군요. 수신거부하기에는 사이트 마다 찾아서 거부해야하므로 정말 귀찮은데 메일관리에서 스팸설정을 해버리면 간단하게 처리가 되니 오히려 간편한 방법이 될 수 있습니다.


지메일을 주로 사용하는 용도는 구글 알림이를 통해 내가 원하는 검색 키워드를 입력하고 키워드가 포함된 웹페이지, 블로그 등의 내용을 메일로 받는 겁니다. 블로그를 하다보니 최신 정보에 민감하게 반응해야하므로 필요한 작업인데요. 구글 알림에 대해서도 다음 포스팅에서 다뤄보도록 하겠습니다.


이외에도 업무상 주고받은 메일이나 계정로그인에 필요한 정보등을 지메일로 받고 있습니다.


구글 지메일 설정화면


오른쪽 상단 톱니바퀴처럼 생긴 아이콘을 클릭하면 설정을 변경할 수 있습니다. 지메일에서는 테마도 변경가능하니 자신의 취향에 따라 변경해서 사용하시면 되겠습니다. 위 메뉴를 이용하셔도 되구요. goo.gl/YzKh 를 입력하셔도 됩니다. 색상테마나 HD테마로 나눠져있어 원하는 컬러와 모양으로 변경해 보기 편하게 관리하시면 됩니다.


라벨 설정을 위해 설정을 클릭해보겠습니다.


구글 지메일 설정화면


위 그림은 설정 화면입니다. 상단에 기본설정, 라벨, 받은편집함 등등 카테고리 분류가 있습니다. 기본설정에서 메일을 수발신하는 환경을 설정을 먼저 한 뒤에 라벨 설정을 해보겠습니다. 다른 설정은 일단 보고 원하는 사항으로 바꾸면 되구요. 대화형식으로 보기부분을 설정해보겠습니다. 대화 형식으로 보기는 스레드 기능이라고 합니다. 스레드 기능은 스마트폰 유저에게는 이미 익숙할 텐데요. 2G 핸드폰을 사용할 때 문자수신함을 생각해보면 보낸사람과 상관없이 시간 순서대로 문자가 정렬됩니다. 만약 지영이과 영희에게 동시에 문자를 주고 받는다고 생각했을 때 둘의 대화내용이 섞여 찾아 보기가 힘들었던 기억들 다들 있으시죠? 그런데 스마트폰으로 바뀌면서 수신자가 먼저 분류되고 동일한 수신자일 때 시간 순서대로 발신한 메세지까지 한 화면에 보여주고 있습니다. 마치 대화창에서 대화를 하는 듯하게 메세지 레이아웃이 변경되었습니다.


이렇게 메일도 대부분 시간 순서대로 정렬되는데, 이를 대화형식으로 바뀌게 되면 앞에서 주고받은 내용까지 한꺼번에 확인할 수 있어 정말 편리합니다.


구글 지메일 라벨사용에 대한 설명


라벨에 대한 설명인데요. 라벨을 폴더관리 정도로 이해하면 좋을 것 같습니다. 메일 중에는 중요도가 높은 것에서 부터 그렇지 않은 것까지 다양합니다. 하루에 한통정도 메일이 온다면 라벨 설정을 굳이 머리아프게 할 필요는 없습니다. 하지만 하루에도 수십통씩 업무와 친구 그리고 가족에게 도착한 메일들을 처리하기에 바쁜 회사원들에게는 메일관리가 정말 복잡하고 어려운데요. 라벨을 이용해 카테고리별로 메일을 나눠놓으면 스마트하게 메일을 관리할 수 있습니다.


사실 처음에 카테고리별로 구분하는 것이 귀찮을 수 있습니다. 하지만 몇천개의 메일을 라벨분류없이 보는 것보다는 카테고리 분류를 통해 메일을 확인하는게 효율적일 수 있습니다. 의외로 라벨 생성과 분류도 어렵지 않게 할 수 있습니다.


구글 지메일 라벨 설정화면


왼쪽 하단에 라벨관리와 새 라벨 만들기가 보입니다. 혹은 오른쪽 상단에 있던 설정버튼을 통해서 라벨 관리를 할 수 있습니다.


구글 지메일 라벨 설정화면


구글 지메일 라벨 설정화면


라벨의 이름을 정하고 상위라벨을 선택해 하위라벨로 만들 수 있습니다. 상위라벨의 경우 오른족 상단에 있던 설정 버튼을 누른다음에 삭제하거나 수정할 수 있습니다.



구글 지메일 라벨 설정화면


환경설정에서 생선된 라벨을 관리하는 화면입니다.


구글 지메일 라벨 설정화면


수신된 메일함에서 옮기고자 하는 메일을 클릭한 뒤 상단에 있는 폴더 버튼을 눌러 원하는 라벨로 이동시킵니다.


구글 지메일 라벨 설정화면


대화를 receipts 라벨로 이동했다는 알림창이 팝업됩니다. 메일이 아니라 대화를 이라고 지칭하는 이유는 receipts 라벨로 이동한 발신자가 google adsense 메일은 모두 옮기겠다는 말입니다. 만약 잘못 옮겼다 하더라도 알림창에서 실행취소를 클릭해 곧바로 되돌릴 수 있습니다.


구글 지메일 라벨 설정화면


이외에 구글 키워드 알림이라는 라벨로 정보를 얻기 위해 받은 이메일을 옮겨보겠습니다. 여러개를 한꺼번에 옮길 수도 있습니다.


구글 지메일 라벨 설정화면


receipts 라는 라벨 안에 제가 옮긴 메일이 있습니다. 앞으로 google adsense에서 발신되는 메일은 receipts 라벨에서 확인하실 수 있을 겁니다.


맥북에어에서 메일확인하는 화면


위 화면은 맥북에어에서 확인한 지메일 화면입니다. 좀더 한눈에 보기 쉽게 관리되고 있습니다. gmail 페이지에서 라벨 생성하고 적용했더니 맥북에어 메일어플에서도 바로 확인이 가능합니다.


맥북에어에서 메일확인하는 화면

receipts 라벨이 메일이 있는 것을 확인할 수 있습니다. 이 밖에도 지메일에서 보관처리라는 버튼을 이용하게 될 경우 메일이 삭제되지 않고 스레기통으로 이동하는 효과를 볼 수 있습니다. 메일의 경우 장기간 보관되니 실수로 지울 염려도 없고 혹시 현재는 필요없지만 이후에 필요하게 됐을 경우 다시 꺼내볼 수 있다는 장점도 있습니다.


지메일 라벨설정을 통해 이메일을 효율적으로 관리할 수 있다는 점에서 정말 편리합니다. 이메일 수발신이 많지 않은 사용자는 크게 도움이 되지 않겠지만 업무상이든 개인적이든 이메일을 자주 사용하는 사용자에게는 정말 편리합니다. 한 번 설정을 해두면 설정 이후에 수신되는 이메일이 모두 라벨 적용이 되니 이점도 좋습니다. 중요도 순서로 혹은 개인적인 것과 공적인 것으로 나눠서 이메일을 관리해보면 좋겠네요.


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